第一部分：结构
1 先写总结，开门见山。
例子：
艾丽丝，你去城区的时候能不能帮我个忙？我需要一包0.5mm派通牌铅笔芯。去桑迪文
具店买最方便。你可以坐地铁到主街，下车后从第一个出口出地铁站，然后步行到十字街。
这家店就在十字街和瓦因路交汇的十字路口。
结语：
在没有目的地和飞行方向时，飞行员决
不会将飞机驶离跑道。当写作意图是解释或
告知时，我们应该先总结，然后再运用细节
作为支撑，不要玩“我有个秘密”的把戏。
2 引导句分解事物
例子：
基于最近调查所得信息，本报告概述了我们公司面临的三大问题：员工流失、店铺盗窃
和低水平客户服务。
tips：
在写作中，“三”是个神奇的数字。思考
围绕三个关键观点或概念构建你的文章。
3 完美使用转折词
但是、然而之类的“转折”词被称作语言的交通灯，它们有四大作用：对比、举例、接续
和总结。下面，你会看到两篇范文中标注出的转折词。表示说明的词语包括首先、其次、比
如和譬如；因此提示总结；然而提示比对；而且提示递进。
例子：
时间管理首先考虑的是思考的有效性，其次是思考的效率。然而，效率是以尽可能快的
方式完成某项任务，而有效是把时间花在“正确”的事情上。因此，有效性是一个更广泛、更
有用的概念，它甚至关系着我们是否应该执行某项特定任务。
tips：
最简单的写作方法
以下是一个可以帮你写出任何东西的万全方法。它列出的可能不是最令人兴奋的写作结
构，但却清晰而且实用：
1.选择立场。
2.写下结论。
3.陈述“有如下几个原因”。
4.使用转折词。
- 我的例子：
首先，我作为一名大学生，不同意他的看法。主要是下面几个原因：太丑，太大，不标准。
因此，我们就不要同意他的看法
4 回顾六大结构
写作很大程度上是排列观点陈述的顺序并对其进行强调。在顺序方面，我们希望观点能
逻辑性地展开，这通常指最重要的观点要最先被人看到。在强调方面，我们希望最重要的观
点得到最详尽的阐述。写作中最常用的六种结构包括：1.范畴结构。2.评价结构。3.时间结
构。4.比较结构。5.线性结构。6.因果结构。
例子：
问：到另一个国家旅游的最佳方式是什么？
答：只拍下照片，只留下脚印。
问：我们如何保护濒危动物？
答：抗议动物栖息地的减少、检举偷猎者、禁止买卖濒危动物及其副产品。
5 整合相似事物
先结束一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
例子：
想象一下你去动物园观光，结果发现所有的动物全关在一个笼子里。这对动物而言不仅
甚为危险，观光者也几乎不可能将所有动物看得真切。不幸的是，有时候一篇文章就可能像
个动物园，各种不同的动物（观点）全在一个大笼子里，混乱不堪。当我们写作（及说话）
时，我们描述的观点应该组合起来，最好是先完成一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
1981年，罗杰·斯佩里凭借他对左右脑分工理论的证明获得了诺贝尔奖。根据斯佩里先
生的理论，大脑有两个不同的半球，但是功能部分交叠。大脑的左右半球各自擅长截然不同
的思维处理方式。基本说来，左脑善于分析，而右脑造善于创造。
大脑左侧负责分析、时间、语言和理性思维。左脑思维被称为“聚光”思维。平衡收支、
记忆日期或者设定目标任务时，人们依赖的是左脑。由于大部分西方思维概念来自希腊逻辑
学，它是一种线性逻辑系统，因此在西方教育体系中，左脑训练最受鼓励。
右脑是整体的、想象的、非语言的和艺术的。右脑思维被称为“泛光”思维。每当人们回
忆一个人的长相、专注于交响乐或者单纯地白日做梦时，使用的是右脑功能。右脑的训练在
学校中不常被鼓励，这一点令许多人深感失望。
上面的三段结构也十分经典：引言后面紧接着两个自然段，每一段分别详述左脑思维和
右脑思维。在第二段中，前两句描述左脑思维，紧接着用第三句支撑，包括这种思维的例
证，最后是总结句，突出左脑思维的发展结果。在第三段中，前两句描述右脑思维，紧接着
第三句支撑句，包括这种思维的例证，最后是总结句，突出右脑思维的发展结果。
###第一章我的学习范文为：
This is an my example.
第二部分：风格
1 用什么支撑所说内容？
例子：
注意☞下列句子的区别：
一般
公司利润下降了。
较好但仍不准确
公司利润下降了，因为成本增加了。
准确
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。
更优
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增
加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的，因为加班时间减少，付给工厂员
工的平均工资实际上下降了5%。
当人们读完一篇文章后，能长时间记住的往往是其中的事例和细节。比较下面两篇关于
科学主流态度的文章。
tips： 引用精准的，可以量化的数据和事例
以下为两个例子：
请仔细分辨
学术推荐信
招生办主管：
我很荣幸担任理查德·泰勒申请贵研究院的推荐人。我认识理查德已
经有14年了，最初是因为与他的父亲相识（我们于2000至2006年间在美国
一家大型集团公司共事）。后来，他在施乐公司成为我的下属，担任会计
师和财务分析师。
理查德在工作中展现出了高水平的智商、强大的专业能力和高效积极
的人际交往能力，很快就赢得了同事和上司的尊重与支持。在施乐公司任
职期间，他为公司做出了卓越贡献，特别值得提出的是他想发明新系统和
程序的原创性和强烈欲望.理查德另一个值得一提的突出品质是他广泛的
兴趣爱好—从精准严苛的会计和定量分析专业，到引领他赴日求学和寻
求跨国工作经历的广泛兴趣。
基于我在高科技公司财务管理领域32年的职业生涯，和近些年来对众
多申请人和青年毕业生的了解，我认为理查德在同辈申请人中的能力应当
列入前10%。
工作推荐信
敬启者：
作为新成立的雅芳化妆品香港分公司的销售代表，朱迪最初负责电话
接待和入店客户咨询。在雅芳国际的新中心，对中国香港和内地顾客而
言，女性附属用品是一个全新的产品领域。朱迪不仅超额完成销售任务，
还成为了我们改造、完善和包装本地产品的地区专家。
除了具备出众的组织能力外，朱迪与同事、顾客也相处得非常融洽。
同事们常常听取她的建议，顾客们也持续从她那里购买产品。我们共同见
证了朱迪不断提升的营销和销售技巧。如果她不打算远赴海外，我们计划
提供给她雅芳北京办公室主管职位，不仅负责管理，还负责培训新员工，
打开中国市场。
作为雅芳香港办公室的创始人和朱迪的聘用人，我非常高兴能帮助公
司招进她。她虽然完全没有经过正式商业培训，却才华出众、勤奋、创
新。我们极不愿意失去她，她是我见过的最具有成为真正伟大市场营销员
潜力的人。因此，我毫无保留地、热切地写下这封工作推荐信。你们公司
将会为拥有这样的员工而无比骄傲。
2 让你的例证个性化，就是用自己的例子
例子：
高中课外活动情况介绍
校辩论队成员
圣罗莎高级中学
2010年9月至2011年5月
时间
每周7至10小时（不包括图书馆调查和不定期周末旅行）
简述
角逐高中全美辩论大赛，并参加个人演讲比赛；赢得两次地区辩论锦
标赛，即波莫纳学院邀请赛和西岸挑战赛。
总结
辩论教会我：
组织论点，一致辩护。
·在压力下发言。
·构想打败竞争对手的战术。
参与辩论的时光教会我如何从正面和反面简明扼要地论证和辩护持方
论点。我学会了时刻注意预判辩论的两面，任何辩论都有对等且相反的两
面。正是从辩论中，我第一次对这则古老哲理有了深刻领悟：“有对比才
有认识。”
tips： 引用精准事例来支撑你的观点
1 轶事
2 引用
3 类比
4 明喻以及暗喻
3 简洁
请使用精确而且容易理解的词汇去让读者理解你的意思。
例子：
练习
重写下面的句子，用较简单的方式表达句子含义。
1.胡萝卜汁有益于你，该最新论断有大量证据支撑。
2.我们期待在可预见的将来，运用大量的回收复印纸张。
3.这项计划将为废除低效运输标准做准备。
4.就教育而言，我们的在校儿童应该接受充分“3R”教育——阅读、写作和数学。
reading, writing, and arithmetic.）
5.关于这首诗，我认为第二、三节蕴含着某种绝望的情感。
6.只有气象学家能够对变化的气候情况进行详细分析。
答案：
1.最新研究显示，胡萝卜汁对你有益。
2.在接下来的12个月内，我们希望使用大量的回收复印纸张。
3.这项计划将废除低效运输标准。
4.我们的在校儿童应该注重“3R”教育——阅读、写作和数学。
5.诗人在写第二节和第三节时一定很绝望/这首诗的第二、三节让我感到绝望。
6.只有气象学家能够分析变化的气候情况。
4 使用主动语态
多用主动语态，少用被动语态
例子：
被动 公司派对由秘书组织。
主动 秘书组织了公司派对。
被动句也可能未提及施动者。
被动 报告的撰写很容易。
主动 她轻易地撰写了报告。
###练习
练习
重写下列句子，把被动语态换成主动语态。
1.近代，医疗手术经常由缺乏经验、设备落后的执业医师实施。
2.作者提出的主要观点可以在最后一段中被找到。
3.激励课程经常由那些最不需要的人参加，而又没有被真正需要它们的人发现。
4.烧烤炭火堆必须移到可能被露营者需要的地方去。
5.和平协议的细节在截止期限的几分钟前被敲定。
6.红十字志愿者们应该因他们的努力而被大力赞扬。
7.被演员签订之前，演出协议都要由演员的经纪人协商。
8.测试结果将被公布，不存在保密的问题。
9.报告是由大量的临床心理学家和婚恋专家编撰的。
10.没有资金、员工和当地政府支持，在欠发达国家很多疾病不能被治疗。
答案：
1.近代，缺乏经验、设备落后的执业医师经常实施医疗手术。
2.作者在最后一段提出了主要观点。
3.参加激励课程的通常是那些最不需要的人，而往往那些没参加的人反而最需要。
4.我们必须移动烧烤炭火堆，好让露营者可以用。
5.谈判人员在截止期限的几分钟前敲定了和平协议细节。
6.人们应该大力赞扬红十字志愿者们的努力。
7.经纪人在演员签订演出协议之前都会协商协议内容。
8.研究所公布了测试结果，不存在保密的问题。
9.大量的临床心理学家和婚恋专家编撰了这份报告。
10.没有资金、员工和当地政府支持，医生们在欠发达国家无法治疗疾病。
4 使用动词而不是名词。
例子
原句
学校里学生饮酒的行为是否被允许？
较好
学生可以在学校饮酒吗?
动名词“drinking”最好换成动词“drink”。
练习
重写下列句子，把名词换成动词或形容词。
1.业余自行车手必须用心做好个人训练计划的制定。
2.做决断的无能是军事领导人最隐秘的敌人。
3.专家组的最佳预测是，新的清洁大气法案的施行将带来20%的污染减少。
4.大多数营养学家提倡，将减少高脂食物的食用和降低碳水化合物的摄入作为减肥的最
佳方法。
5.通情达理和公正无私不在政治家的强项之列。
答案：
1.业余自行车手必须制定好自己的训练计划。
2.无法决策的军事领导人面临着隐秘的敌人。
3.专家组预测新的清洁大气法案全面执行后将减少20%的污染。
4.根据大多数营养学家的说法，节食者实现减肥目标的最好方法是减少摄入高脂食物和
碳水化合物。
5.政治家既不通情达理也不公正无私。
4 平行句式的使用规范
练习
用平行结构重写下列句子。
1.尽管中了彩票，这对老夫妻说他们只计划花钱买一台新拖拉机、新炉子和一个新门
廊。
2.奥林匹克志愿者们做好准备、完全有能力、下定决心圆满完成任务。
3.这个纪录片很有趣，充满各种相关信息。
4.韦恩·格罗斯基深受队友喜爱，国家冰球联盟的粉丝都很尊敬他。
5.学生可以登陆脸书，花时间阅读邮件，浏览一些博文，然后开心地发推特。
答案
1.尽管中了彩票，这对老夫妻说他们只计划花钱买一台新拖拉机、一个新炉子和一个新
门廊。
2.奥林匹克志愿者们有准备、有能力、有决心圆满完成任务。
3.这个纪录片有趣、丰富。
4.韦恩·格罗斯基深受队友的喜爱和国家冰球联盟粉丝的尊敬/他的队友喜欢他，国家冰
球联盟的粉丝尊敬他。
5.学生可以登陆脸书、阅读邮件、浏览博文，然后开心地发推特。
4 利用句式变化
变换句子长度和开头。
英文的普通句型是“主—谓—宾”，如例“我打网球。”在写作时，大部分句子都应遵
循“主—谓—宾”的句序，因为它产生的力量最强。然而，如果所有的句子都按照这种形式，
文章就会变得枯燥无趣，特别是一连串的句子全部用相同的形式开头，如“我”或“我们”。下
面是十种变换句子开头的方法。
用主题开头
顾客能告诉我们商品为什么畅销，如果我们花时间去倾听他们。
释义☞主题是句子相关的事物或人。
用短语开头
因此，直到我们知道市场存在前，商品是并不存在的。
释义☞短语是一组不包含动词的词语。
用从句开头
因为人类很复杂，销售过程不可能减化为一种简单的模式。
释义☞从句是一组不包含动词的词语。
用冠词开头
一个良好的平均击球率在棒球比赛中，无疑是比全垒打次数更重要的数据。
释义☞英文中有三个冠词——a, an和the。
用动词开头
演讲时尽量脱稿。
释义☞动词是表达行为或存在状态的词。
用副词开头
可以理解，学生们喜欢听企业家讲逆袭的故事。
释义☞副词是修饰动词、形容词或其他副词的词。当副词作为句子开头时（一般后面紧
跟逗号），也被称为“开句副词”。
用形容词开头
聪明且富有同情心，多瑞丝具备成为领导者的品质。
释义☞形容词用来修饰、描述名词和代词。
用动名词开头
旅行前花时间了解这个国家的地理和历史，会让此次旅行更有意义。
释义☞动名词是动词加“ing”的形式。在日常情况下动名词被称为“看起来像动词的名
词”。
用不定式开头
要成为僧人，人们必须能够摒弃自我，从而专注于更高的目标。
释义☞不定式是在动词前加“to”形成的名词。
用关联词开头
不仅贫穷，还有污染也威胁着第三世界的发展。
1.用主题开头。
2.用短语开头。
3.用从句开头。
4.用冠词开头。
5.用动词开头。
6.用副词开头。
7.用形容开头。
8.用动名词开头。
9.用不定式开头。
10.用关联词开头。
4 选择恰当的语气
用积极、个人化的语气写作。
积极语气与消极语气
消极
商店晚上7点关门。
注意☞这里用了消极动词“关门”。
积极
商店一直到晚上7点都开着。
注意☞这里用了积极形容词“开着”。
消极
这个计划不完善。
注意☞这里用了消极词语——它告诉了我们“XX不是XX”，而不是“XX是XX”。
注意☞这里用积极的方式陈述了不足。
正式语气与非正式语气
写作中有正式语气和非正式语气之分，影响文章正式性的两个方面是缩略形式和人称代
词的使用。
添加人称代词使文章更加非正式化和个人化。
无代词 任何后续问题请发送到客户服务部。
有代词 如果你有任何后续问题，请联系我们的客户服务部。
无代词 首席执行官意识到提高产品质量是改善公司业绩的关键。
有代词 我们的首席执行官认为，我们需要提高产品质量以便改善公司业绩。
人称代词的完整列表（包括英文人称代词的主格和宾格）：
第一人称 我（I, me），我的（my, mine），我们（we, us），我们的（our, ours）
第二人称 你/你们（you），你的/你们的（your, yours）
第三人称 他（he, him），她（she, her），它（it），他/她/它们（they, them），他的
（his），她的（hers），它的（its），他/她/
它们的（their, theirs）
以及 谁（who, whom），谁的（whose）
如果你想让文章给人非正式的印象，可添加缩略形式（例如，can’t, isn’t, shouldn’t,
won’t）。
无缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
其他因素也会影响文件的正式性（见下文）。个人信件或电子邮件通常是非正式的，而
商业报告则是正式的。商务函件是半正式文档的范例：它常包含非正式文件的特点（例如使
用缩略形式、第一人称、口语表达、简单或非专业词汇），也包含正式写作的特点（例如正
式的致意和签名）。
第三部分 可读性
1 利用排版以及设计
在文字周围增加更多空间，以增强可读性。
原始版本
鲍勃·穆尔黑德论我们时代的悖论
历史上我们这个时代的悖论是：我们盖的楼更高脾气却更急，公路建
得更宽眼界却更窄，花费更多却拥有更少，购买得更多却享受得更少，房
子更大但家庭更小，便捷更多但时间更少，学位更多但理智更少，知识更
多但判断更少，专家更多但问题也更多，药物更多但健康更少。
我们酒喝得太多、烟抽得太多、钱花得太随意、笑得太少、车开得太
快、易怒、熬夜、赖床、书读得太少、电视看得太多、祈祷得太少。
我们增加了财产却减少了价值，我们说得太多却爱得太少恨得太多。
我们学会了如何生存而不是生活；我们延长了生命的年限而不是生活
的年限；我们登上月球又返回，却很难穿过街道去拜访新邻居；我们征服
了外太空，却征服不了内心；我们做了更大的事情，却不是更好的事情。
我们清洁了空气，但污染了灵魂；我们征服了原子，却没有征服偏
见；我们写得更多但学得更少；我们计划更多却完成更少；我们学会了奔
跑却忘记了等待；我们制造了更多计算机存储更多信息，生产比任何时候
都更多的产品，但我们却交流得越来越少。
这是吃快餐却消化迟钝的时代，身躯高大但性格侏儒的时代，名利高
踞但人情浅薄的时代。这个时代有双收入，却有更高的离婚率，有更华丽
的房屋，却有更多破碎的家庭。这个时代有快速的旅行、一次性尿片也有
被抛弃的道德、一夜情、超重的身体，各种神通广大的药片可以让人从欢
愉到安静甚至死亡。这是个陈列橱窗满满，而贮藏室空空的时代。
改善版本
鲍勃·穆尔黑德论我们时代的悖论
历史上我们这个时代的悖论是：我们盖的楼更高脾气却更急，公路建
得更宽眼界却更窄，花费更多却拥有更少，购买得更多却享受得更少，房
子更大但家庭更小，便捷更多但时间更少，学位更多但理智更少，知识更
多但判断更少，专家更多但问题也更多，药物更多但健康更少。
我们酒喝得太多、烟抽得太多、钱花得太随意、笑得太少、车开得太
快、易怒、熬夜、赖床、书读得太少、电视看得太多、祈祷得太少。
我们增加了财产却减少了价值，我们说得太多却爱得太少恨得太多。
我们学会了如何生存而不是生活；我们延长了生命的年限而不是生活
的年限；我们登上月球又返回，却很难穿过街道去拜访新邻居；我们征服
了外太空，却征服不了内心；我们做了更大的事情，却不是更好的事情。
我们清洁了空气，但污染了灵魂；我们征服了原子，却没有征服偏
见；我们写得更多但学得更少；我们计划更多却完成更少；我们学会了奔
跑却忘记了等待；我们制造了更多计算机存储更多信息，生产比任何时候
都更多的产品，但我们却交流得越来越少。
这是吃快餐却消化迟钝的时代，身躯高大但性格侏儒的时代，名利高
踞但人情浅薄的时代。这个时代有双收入，却有更高的离婚率，有更华丽
的房屋，却有更多破碎的家庭。这个时代有快速的旅行、一次性尿片，也
有被抛弃的道德、一夜情、超重的身体，各种神通广大的药片可以让人从
欢愉到安静甚至死亡。这是个陈列橱窗满满，而贮藏室空空的时代。
2 运用可读性工具
突出关键词和短语。
例子：
例1
我觉得我在这个领域最重大、最长期的贡献可以通过以下两个方面来衡量： （1）找到用货币来定义和量化企业公民利益方法的能力。
（2）在预见公司项 目的推广、产品和员工
的基础上出售公司的能力。
例2
单词“S.U.C.C.E.S.S”的每个字母分别体现一种行动：
1.Super effort（最大努力）
2.Unusual drive（非常动力）
3.Copy what works.（借鉴有效的）
4.Change what doesn’t.（改变无效的）
5.Exercise now and cut out excess.（即刻行动，砍掉多余）
6.Save a little more, spend a little less.（多节约，少花费）
7.Start all over again the very next day.（明天一切从头开始）
